Keturiasdešimt sąskaitų per mėnesį. Kiekviena — atidaryti PDF, nusirašyti tiekėją, numerį, datą, sumą, PVM, IBAN. Į skaičiuoklę. Kita.

Tai maždaug keturios valandos, kurių niekas neprisimena praleidęs. Ir tai vienas iš tų darbų, kuriuos AI daro tikrai gerai — ne todėl, kad protingas, o todėl, kad nepavargsta ties trisdešimt septinta sąskaita.

Ši pamoka ne apie tai, kaip AI pakeis buhalterį. Ji apie tai, kaip nustoti perrašinėti skaičius ranka — ir kaip pakeliui gauti patikrinimą, kurio anksčiau neturėjote.

Ko reikia pradėti

Nieko nereikia diegti ir už nieką mokėti.

  1. AI pokalbis, į kurį galima įkelti failą — Claude, ChatGPT arba Gemini. Nemokamos versijos tam pakanka.
  2. Kelios tikros sąskaitos PDF formatu. Paimkite praėjusio mėnesio.
  3. Skaičiuoklė, į kurią vedate dabar — Excel arba Google Sheets.

Svarbu prieš pradedant. Sąskaitose yra jūsų tiekėjų duomenys. Prieš keliant juos į AI, perskaitykite Ką AI galima patikėti, o ko ne — ten paaiškinta, kurie įrankiai jūsų duomenimis moko modelius, o kurie ne. Dviejų minučių skaitymas, kuris nulemia, ar apskritai galite tai daryti.

Pirmas bandymas: viena sąskaita

Neautomatizuokite iš karto. Pirma išsiaiškinkite, ar AI apskritai teisingai perskaito jūsų sąskaitas — nes tiekėjų formos būna keistos.

Įkelkite vieną PDF ir nusiųskite šį promptą:

Prie šio laiško pridėta tiekėjo sąskaita faktūra.

Nuskaityk iš jos šiuos laukelius ir pateik lentele:
tiekėjo pavadinimas | sąskaitos numeris | išrašymo data | apmokėjimo terminas |
suma be PVM | PVM suma | suma su PVM | tiekėjo IBAN | mokėjimo paskirtis

TAISYKLĖS
- Nieko neišgalvok. Jei laukelio sąskaitoje nėra arba negali perskaityti,
  parašyk „NĖRA" — ne spėk.
- Skaičius perrašyk tiksliai taip, kaip parašyta, nekeisk formato ir neapvalink.
- Datas pateik formatu YYYY-MM-DD.

PABAIGOJE pasakyk atskirai:
1. Kurių laukelių nebuvai tikras ir kodėl.
2. Ar sąskaitoje yra kas nors neįprasto — ranka prirašyta, neaiškiai atspausdinta,
   nesutampa sumos, ar PVM neatitinka sumos be PVM.

Dabar patikrinkite kiekvieną laukelį prieš akis turėdami tą pačią sąskaitą. Tai vienintelis kartas, kai tikrinsite viską — bet jį praleisti negalima.

Dažniausios klaidos, kurias pamatysite: supainiota išrašymo ir apmokėjimo data, nuskaitytas užsakymo numeris vietoj sąskaitos numerio, arba prarastas paskutinis IBAN simbolis, jei jis buvo perkeltas į kitą eilutę.

Radote klaidą — nepykite ant AI, pataisykite promptą. Pavyzdžiui: „Šio tiekėjo sąskaitose apmokėjimo terminas rašomas apačioje po lentele, o ne viršuje.“ Nuo šiol AI tai žinos.

Kai vienas veikia — visas mėnuo

🤖 AI kelias rekomenduojama

Pasakykite, ko norite

„Prie laiško pridėjau 12 tiekėjų sąskaitų. Nuskaityk kiekvieną pagal tas pačias taisykles ir pateik viena lentele, kurią galėčiau nukopijuoti į Excel. Eilutes surikiuok pagal apmokėjimo terminą — artimiausias viršuje. Atskirai išvardyk sąskaitas, dėl kurių kilo abejonių."

Lentelę nukopijuokite tiesiai į skaičiuoklę. Jei stulpeliai susilieja į vieną — paprašykite: „pateik kableliais atskirtu CSV formatu".

✋ Rankinis kelias

Po kelias vienu metu

Jei jūsų AI priima tik kelis failus iš karto, dirbkite porcijomis po 3–5 ir lentelę pildykite palaipsniui. Vis tiek greičiau, nei rašyti ranka.

Nesijaudinkite, kad tai „ne tikras automatizavimas". Sutaupytas laikas skaičiuojamas vienodai.

Sumų suma turi sutapti su tuo, ką rodo bankas ar apskaitos programa. Jei nesutampa — klaida yra vienoje eilutėje, ir ją rasite per minutę. Todėl visada prašykite bendros sumos lentelės apačioje: tai vienas skaičius, kuris patikrina visus kitus.

Tas pats darbas, kuris pagauna sukčių

Čia ta dalis, kurios kitose pamokose nerasite.

Vedant sąskaitas ranka, pakeistas tiekėjo IBAN neatrodo niekaip. Skaičius kaip skaičius. Būtent todėl sąskaitų sukčiavimas veikia — ir būtent taip vienos Lietuvos įmonės buhalterė pervedė 400 000 eurų tikram laiškui su netikru numeriu.

Bet jei duomenis nuskaito AI, palyginimas jam nieko nekainuoja. Įkelkite praėjusio mėnesio lentelę kartu su šio mėnesio sąskaitomis:

Pridedu praėjusio mėnesio sąskaitų lentelę ir šio mėnesio sąskaitas.

Nuskaityk šio mėnesio sąskaitas kaip anksčiau, o tada ATSKIRAI, aiškiai
pažymėdamas, išvardyk:
- tiekėjus, kurių IBAN skiriasi nuo praėjusio mėnesio;
- naujus tiekėjus, kurių sąraše anksčiau nebuvo;
- sąskaitas, kurių suma nuo praėjusio mėnesio pasikeitė daugiau nei 30 %;
- sąskaitas, kuriose skuba pabrėžiama žodžiais („skubu", „šiandien", „delspinigiai").

Nespręsk, ar tai sukčiavimas. Tik parodyk, kas pasikeitė.

Paskutinė eilutė svarbi. AI neturi spręsti — jis turi pastebėti. Sprendimą priima žmogus, telefonu, anksčiau žinomu numeriu.

Ko šitaip daryti nereikia

Internete pilna pamokų, kurios siūlo AI prijungti prie viso pašto: tegul pats skaito laiškus, pats išrenka sąskaitas, pats veda į apskaitą. Techniškai tai veikia. Bet pamokose beveik niekada nepasakoma, ką tai reiškia.

Nuolatinė prieiga prie pašto dėžutės reiškia, kad AI mato viską — algalapius, sutartis, asmeninius susirašinėjimus. Ir kad kiekvienas į tą dėžutę atėjęs laiškas yra tekstas, kurį AI perskaitys. Įskaitant sukčiaus laišką, kuriame parašyta „naujas mokėjimo nurodymas“. Automatinė sistema neturi nuojautos.

Pradėkite nuo failų kėlimo ranka. Tai nuobodžiau ir saugiau, o laiko sutaupote beveik tiek pat. Prie nuolatinių jungčių grįžkite tada, kai:

  • žinosite, kur AI klysta su jūsų sąskaitomis;
  • turėsite atskirą pašto dėžutę tik sąskaitoms (pvz. saskaitos@imone.lt), į kurią nepatenka niekas kitas;
  • kas nors įmonėje bus atsakingas peržiūrėti, ką sistema padarė.

Iki tol tai ne automatizavimas, o neapžiūrėta rizika.

Ką pasidaryti šiandien

  1. Paimkite vieną praėjusio mėnesio sąskaitą ir paleiskite pirmąjį promptą.
  2. Patikrinkite kiekvieną laukelį. Radote klaidą — įrašykite pataisymą į promptą.
  3. Išsisaugokite pataisytą promptą ten, kur rasite — pastabose, Word faile, bet kur. Kitą mėnesį jį tiesiog nukopijuosite.

Trečias žingsnis yra tikrasis rezultatas. Ne nuskaityta sąskaita, o promptas, kuris veikia su jūsų tiekėjais.