Kam to reikia

Kiekvienoje įmonėje yra darbų, kuriuos žmogus daro rankomis vien todėl, kad niekas jų neautomatizavo: išsaugoti priedą į reikiamą aplanką, persiųsti formos atsakymą kolegai, paprašyti vadovo patvirtinimo laišku ir laukti.

Power Automate tai daro už jus. Jei įmonė naudoja Microsoft 365 verslo licencijas, pagrindinės galimybės dažniausiai jau įskaičiuotos — tik niekas jomis nesinaudoja.

Trys žodžiai, kuriuos reikia žinoti

Kiekvienas automatizavimas (flow) susideda iš trijų dalių:

Trys pirmieji flow

1. Priedai iš pašto → SharePoint aplankas. Kiekviena tiekėjo sąskaita ar sutartis automatiškai atsiduria bendrame aplanke — su data pavadinime. Puikiai dera su pamoka Sąskaitos iš el. pašto tiesiai į skaičiuoklę.

2. Microsoft Forms atsakymas → Teams kanalas. Kas nors užpildo formą (užsakymą, gedimo pranešimą, registraciją) — komanda iš karto mato žinutę Teams kanale, o atsakymai kaupiasi Excel lentelėje.

3. Patvirtinimo prašymas. Atostogų ar pirkimo prašymas nukeliauja vadovui, jis paspaudžia „Patvirtinti“ ar „Atmesti“ Teams ar el. pašte, o prašytojas iš karto gauna atsakymą. Jokių „ar matei mano laišką?“.

AI suprojektuoja, jūs išbandote

Jei jūsų Power Automate yra Copilot, flow galima aprašyti žodžiais — jis pats sudėlios trigerį ir veiksmus. Jei nėra — tą patį padarys bet kuris AI pokalbis, o jūs paspausite mygtukus. Nukopijuokite ir įklijuokite:

Tu esi Power Automate ekspertas. Padėk man sukurti flow, kuris automatizuoja
pasikartojantį darbą. Aš dirbu Microsoft 365 aplinkoje.

KĄ DARAU RANKOMIS DABAR
[pvz. iš kiekvieno tiekėjo laiško PDF sąskaitą išsaugau į SharePoint
aplanką „Sąskaitos" ir pervadinu pagal datą]

EIGA
1. KLAUSK. Užduok trūkstamus klausimus, po vieną: koks trigeris, kokios
   sąlygos, kur rezultatas, kas turi gauti pranešimą, jei kas nepavyks.
2. PLANAS. Surašyk flow: trigeris → sąlygos → veiksmai. Pažymėk, ar visos
   jungtys standartinės, ar kuriai reikia Premium licencijos.
3. DARYK KARTU. Vesk mane per kūrimą Power Automate žingsnis po žingsnio.
   Palauk, kol parašysiu „padaryta".
4. TESTAS. Pasakyk, kaip išbandyti su tikru pavyzdžiu ir ką žiūrėti
   vykdymų istorijoje.

TIKSLAS
Darbas baigtas, kai flow sukurtas, išbandytas su tikru pavyzdžiu, vykdymų
istorijoje visi žingsniai sėkmingi, pridėtas antras savininkas ir įjungtas
pranešimas apie klaidas.

TAISYKLĖS
- Jokių veiksmų, kurie siunčia įmonės duomenis į išorinius adresus ar
  paslaugas, be mano aiškaus patvirtinimo ir IT žinios.
- Jokių automatinių laiškų klientams be žmogaus peržiūros.
- Jei nežinai tikslaus veiksmo pavadinimo — pasakyk, ką ieškoti.

PABAIGOJE
Parašyk, kas sukurta, ir atskirai — KO NEPATIKRINAI.

Kodėl flow „numiršta“ — ir kaip to išvengti

• Savininkas išėjo. Flow susietas su kūrėjo paskyra. Pridėkite antrą savininką iš karto, ne tada, kai jau sugedo.
• Pasikeitė aplankas ar kanalas. Kažkas pervadino aplanką — flow nebeturi kur išsaugoti. Naudokite aiškius, bendrus aplankus ir neliečiamus pavadinimus.
• Niekas nežino, kad sugedo. Įjunkite pranešimą apie klaidas ir kartą per mėnesį pažvelkite į vykdymų istoriją.
• Flow paleidžia pats save. Pvz. flow, kuris siunčia laišką, o laiškas vėl paleidžia tą patį flow. Kurkite sąlygas taip, kad ciklo nebūtų.

Ką padaryti šią savaitę

1. Užsirašykite vieną darbą, kurį darote rankomis kelis kartus per savaitę.
2. Su promptu aukščiau sukurkite jam flow ir išbandykite su tikru pavyzdžiu.
3. Pridėkite antrą savininką ir įjunkite klaidų pranešimą.

Pasitikrinkite

Penki klausimai apie tai, ką ką tik perskaitėte. Pabaigoje gausite sertifikatą su savo rezultatu.