Kodėl paštas suvalgo dieną

Ne dėl laiškų kiekio, o dėl to, kad tą patį laišką skaitome kelis kartus. Atidarome, pagalvojame „vėliau“, uždarome. Po valandos — vėl.

Tvarka pašte reiškia vieną dalyką: kiekvienas laiškas sprendžiamas vieną kartą. Visa kita — taisyklės, kategorijos, aplankai — tik padeda tai daryti greičiau.

Keturi sprendimai kiekvienam laiškui

Vienas laiškas — vienas sprendimas

Ar šiam laiškui reikia mano veiksmo?
Ne
🗄 Archyvuoti arba ištrinti. Paieška jį ras, kai prireiks.
Taip
⚡ Iki 2 minučių → padaryti dabar.
👤 Turi daryti kitas → persiųsti ir pažymėti „laukiu".
📅 Ilgiau → kategorija ir atidėti į konkretų laiką.
Gautuosiuose lieka tik tai, ko dar neperžiūrėjote. Viskas kita jau turi vietą.

Taisyklės: tegul rūšiuoja Outlook

Taisyklė — tai „jei … tai …“: jei laiškas iš naujienlaiškio — perkelk į aplanką „Naujienos”. Trys ar keturios taisyklės dažniausiai pašalina pusę triukšmo iš gautųjų:

  • Naujienlaiškiai ir reklamos → atskiras aplankas, skaitomas kartą per savaitę.
  • Sistemų pranešimai (sąskaitos, pristatymai, el. parduotuvė) → savo aplankas ar kategorija.
  • Laiškai, kur esate tik kopijoje (CC) → atskira kategorija: dažniausiai užtenka žinoti.
  • Laiškai nuo vadovo ar svarbiausio kliento → ryški kategorija, kad nepasimestų.

Ko niekada nedaryti taisyklėmis: automatiškai persiųsti laiškų į išorinius adresus ir automatiškai trinti laiškų nuo nepažįstamų siuntėjų. Pirmą būtent taip naudoja sukčiai — žr. pamoką Sąskaitų sukčiavimas.

Kategorijos vietoj šimto aplankų

Aplanke laiškas gali būti tik viename. Kategorijų — kelios vienu metu, o laiškas lieka ten, kur jį lengva rasti. Penkių–aštuonių kategorijų užtenka beveik visiems: pagal klientą ar projektą ir pagal tai, ką reikia padaryti („Laukiu atsakymo“, „Šią savaitę“).

Kai laiškui reikia ne dabar, o, tarkim, ketvirtadienį — atidėkite jį (Snooze). Laiškas dingsta iš gautųjų ir grįžta nurodytu laiku.

Tvarka per pusvalandį — suplanuoja AI

Kokių laiškų gaunate, žinote jūs. Kokias taisykles ir kategorijas iš to padaryti — žino AI. Nukopijuokite ir įklijuokite:

Tu esi mano produktyvumo padėjėjas. Padėk man susitvarkyti Outlook paštą:
suplanuok taisykles, kategorijas ir savaitinę rutiną, tada vesk mane per
jų sukūrimą.

APIE MANE
- Pareigos: [...]
- Laiškų per dieną: [apie ...]
- Kokių laiškų daugiausia: [pvz. klientų užklausos, sistemų pranešimai,
  naujienlaiškiai, vidiniai laiškai, sąskaitos]
- Ką dabar dažniausiai pražiopsau: [...]
- Outlook versija: [naujasis Outlook / klasikinis / naršyklėje]

EIGA
1. KLAUSK. Užduok trūkstamus klausimus, po vieną.
2. PLANAS. Pasiūlyk iki 8 kategorijų, iki 5 taisyklių ir iki 5 aplankų.
   Prie kiekvienos taisyklės — kodėl ji reikalinga.
3. DARYK KARTU. Vesk mane per kiekvienos taisyklės ir kategorijos sukūrimą
   mano Outlook versijoje. Palauk, kol parašysiu „padaryta".
4. RUTINA. Parašyk 15 minučių savaitinės peržiūros planą.

TIKSLAS
Darbas baigtas, kai taisyklės sukurtos ir išbandytos su tikru laišku,
o kategorijos priskirtos — ne tada, kai turiu patarimų sąrašą.

TAISYKLĖS
- Jokių taisyklių, kurios persiunčia laiškus į išorinius adresus.
- Jokių taisyklių, kurios automatiškai trina ar automatiškai atsako.
- Jei nežinai tikslaus meniu pavadinimo mano versijoje — pasakyk ir paaiškink,
  ko ieškoti.

PABAIGOJE
Parašyk, kas sukurta, ir atskirai — KO NEPATIKRINAI.

🤖 AI kelias rekomenduojama

AI planuoja, Outlook vykdo

AI sudėlioja tvarką pagal jūsų laiškų tipus ir veda per kiekvieną taisyklę. Jei įmonėje yra Microsoft 365 Copilot, jis gali ir apibendrinti ilgas gijas ar parašyti atsakymo juodraštį tiesiai Outlook'e.

„Pradėk nuo taisyklės, kuri labiausiai sumažins triukšmą gautuosiuose."

Jūsų darbas: spausti mygtukus ir išbandyti taisyklę su tikru laišku. Klientų laiškų turinio į viešą AI nekelkite — tik jų tipus.

✋ Rankinis kelias

Pirma taisyklė per minutę

  1. Dešiniuoju pelės mygtuku ant naujienlaiškio → Taisyklės (Rules) → Kurti taisyklę (Create rule).
  2. Sąlyga — siuntėjas, veiksmas — perkelti į aplanką „Naujienos".
  3. Pažymėkite, kad taisyklė būtų pritaikyta ir esamiems laiškams, ir išsaugokite.

Kol kuriate taisykles — patikrinkite svetimas

Atidarę Parametrai → Paštas → Taisyklės (Settings → Mail → Rules), pamatysite visas savo pašto taisykles. Jei ten yra taisyklė, kurios nekūrėte — ypač persiunčianti laiškus kitur ar perkelianti juos į aplanką, į kurį nežiūrite — nufotografuokite ekraną ir iš karto praneškite IT.

Ką padaryti šiandien

  1. Su promptu aukščiau suplanuokite tvarką ir sukurkite pirmas dvi taisykles.
  2. Peržiūrėkite savo taisyklių sąrašą — ar nėra svetimų.
  3. Įrašykite penktadienio 15 minučių peržiūrą į kalendorių.

Pasitikrinkite

Penki klausimai apie tai, ką ką tik perskaitėte. Pabaigoje gausite sertifikatą su savo rezultatu.