# Kur dėti failus: Teams, OneDrive ar SharePoint > Trys vietos, vienas failas ir amžinas klausimas „kur aš tai išsaugojau". Atsakymas per tris sekundes — o jau išmėtytus failus padės sutvarkyti AI. ## Trys vietos, kurios atrodo vienodai Atidarius M365 atrodo, kad failą galima dėti bet kur — ir visur jis „debesyje". Todėl praktikoje failai atsiduria visur po truputį, o paskui niekas jų neranda. Skirtumas iš tiesų paprastas ir telpa į vieną sakinį kiekvienai vietai. ## OneDrive — jūsų stalčius OneDrive yra **asmeninė** darbo saugykla. Juodraščiai, jūsų užrašai, dar niekam nerodyti dalykai. Kaip stalčius darbo stale: jis darbo, bet jūsų. Svarbu: išėjus iš įmonės stalčius išnešamas kartu su paskyra. ## SharePoint — įmonės archyvas SharePoint yra **komandos** saugykla. Sutartys, pasiūlymai, procedūros, projektų medžiaga. Failas priklauso įmonei, o ne žmogui, ir lieka net tada, kai žmogus išeina. Paprasta taisyklė: **jei failas svarbus ir po metų — jis ne OneDrive.** ## Teams — tas pats SharePoint, tik patogiau Kiekvienas Teams kanalas turi savo aplanką SharePoint bibliotekoje. Kai įkeliate failą į kanalo skiltį „Files", jis atsiduria SharePoint. Tai ne kopija ir ne kita saugykla — tas pats failas pro kitą langą. Todėl klausimas „Teams ar SharePoint?" iš tikrųjų neegzistuoja. Visa pamoka viename paveikslėlyje — atsispausdinkite: > **Schema.** Kur dėti failą: jei failas nebus svarbus po metų ir jo nereikia kitiems, jis keliauja į OneDrive. Jei svarbus ar reikalingas kitiems, ir su juo kasdien dirba komanda, jis dedamas į Teams kanalo failus, kurie iš tikrųjų yra SharePoint. Jei komanda su juo kasdien nedirba, jis dedamas į SharePoint biblioteką. ## Sutvarkykite tai, kas jau išmėtyta — darbą padaro AI Taisyklę žinote. Bet jūsų OneDrive, darbalaukyje ir „Atsisiuntimuose" jau guli šimtai failų, ir rūšiuoti juos rankomis niekas nenori. Tai būtent tas darbas, kurį AI daro gerai: perskaito pavadinimus, suskirsto, pasiūlo — o jūs tik patvirtinate. Nukopijuokite šį promptą, užpildykite laužtinius skliaustus ir įklijuokite į AI: ```text Tu esi mano Microsoft 365 tvarkos padėjėjas. Padėk man sutvarkyti darbo failus, kad kiekvienas būtų ten, kur jam vieta. TAISYKLĖ, KURIOS LAIKOMĖS - OneDrive — tik mano asmeniniai juodraščiai ir užrašai. - SharePoint arba Teams kanalas — viskas, kas bus svarbu ir po metų arba reikalinga kitiems. - Failais dalijamės nuoroda, ne priedu. APIE MANE - Pareigos: [pvz. buhalterė, projektų vadovas] - Su kuo dalinuosi failais: [kolegos, klientai] - Kokie Teams kanalai ar SharePoint svetainės jau yra: [jei žinote] EIGA 0. ĮRANKIAI. Pasakyk, ar gali pats matyti mano failus (OneDrive ar kompiuterį). Jei ne — paprašyk aplanko ekrano kopijos ar failų sąrašo. 1. KLAUSK. Užduok trūkstamus klausimus, po vieną. 2. PLANAS. Surašyk lentelę: failas → kur jam vieta → kodėl. 3. DARYK. Nieko neperkelk ir netrink be mano patvirtinimo. Jei gali perkelti pats — perkelk tik tai, ką patvirtinau. Jei negali — duok man tikslius žingsnius kiekvienam failui. TIKSLAS Darbas baigtas, kai bendri failai yra SharePoint ar Teams kanale, o mano OneDrive lieka tik tai, kas tikrai mano. TAISYKLĖS - Užtenka failų pavadinimų — neskaityk turinio, jei to neprašau. - Nieko netrink. Abejotinus failus pažymėk „klausti". PABAIGOJE Parašyk, kas perkelta, kas liko, ir atskirai — KO NEPATIKRINAI. ```

🤖 AI kelias rekomenduojama

AI mato failus pats

Jei jūsų įmonėje yra Microsoft 365 Copilot ar kitas AI, prijungtas prie darbo paskyros, jis failus mato pats. Užtenka prompto aukščiau — ir dar vieno sakinio:

„Pradėk nuo failų, kuriuos keičiau per paskutinius tris mėnesius — jie svarbiausi."

Jūsų darbas: perskaityti lentelę ir patvirtinti. Abejotinus failus palikite „klausti" — geriau vienas klausimas kolegai, nei dingęs failas.

✋ Rankinis kelias

AI sako, jūs perkeliate

  1. Atidarykite aplanką, padarykite ekrano kopiją ir įkelkite į AI pokalbį su promptu.
  2. Gavę lentelę, atidarykite OneDrive naršyklėje (office.com → OneDrive).
  3. Pažymėkite failą → Perkelti į (Move to) → pasirinkite komandos biblioteką.
  4. Perkeltas failas išlaiko versijų istoriją — tai geriau nei kopijuoti ir trinti.
Vienas įspėjimas. Failų pavadinimuose dažnai būna klientų vardų, o turinyje — asmens duomenų. Todėl tvarkykite su **įmonės patvirtintu AI** (pvz. Copilot su darbo paskyra), o ne su asmenine nemokama paskyra. Kodėl — pamokoje [Kaip pradėti naudoti AI darbe (saugiai)](/pamokos/ai-darbe-saugiai). ## Kodėl priedai el. paštu kenkia Kai siunčiate failą priedu, atsiranda antra versija. Kolega ją taiso, siunčia atgal, jūs taisote savo — ir po dviejų dienų niekas nežino, kuri teisinga. Tipinė situacija: sutartis keliauja priedu tarp vadybininko, teisininko ir kliento. Po trečio pataisymo pas kiekvieną guli vis kita versija — `sutartis_galutine_v2_TIKRAS.docx`. Pasirašoma ta, kuri buvo viršuje pašto dėžutėje. Klaida paaiškėja, kai pradedama vykdyti sąlygas, kurios jau buvo pakeistos. Vietoj priedo siųskite **nuorodą**. Versija visada viena. ## Nuorodos su teisėmis Dalindamiesi nuoroda pasirinkite, kam ji veikia: - **Konkretiems žmonėms** — saugiausia, numatytoji. - **Visai įmonei** — vidiniams dokumentams. - **Bet kam, kas turi nuorodą** — tik jei tikrai reikia išorėje, geriausiai su galiojimo laiku. ## Komandos vadovui: viena tvarka visiems Jei kiekvienas tvarkosi savaip, po pusmečio vėl bus chaosas. Komandai reikia bendros struktūros ir vieno puslapio taisyklės. Abu dalykus parengs AI.

🤖 AI kelias rekomenduojama

Pasakykite, kaip dirba komanda

„Mūsų komandoje [6] žmonės, mes [ką darote]. Pasiūlyk Teams kanalų ir aplankų struktūrą, failų pavadinimų taisyklę ir vieno puslapio atmintinę darbuotojams, kur ką dėti. Pirmiausia paklausk, ko trūksta, po vieną klausimą. Jei gali sukurti kanalus pats — pirma parodyk planą ir palauk mano patvirtinimo."

Jūsų darbas: patikrinti, ar struktūra atitinka, kaip jūs iš tikrųjų dirbate, ir išsiųsti atmintinę komandai — kaip nuorodą, žinoma.

✋ Rankinis kelias

Trys kanalai pradžiai

  1. Teams → jūsų komanda → ⋯ → Pridėti kanalą (Add channel).
  2. Pradėkite nuo trijų: Bendra, Klientai, Vidaus tvarka. Daugiau sukursite, kai prireiks.
  3. Kiekvieno kanalo skirtuke Failai (Files) — ten ir dedami dokumentai.
Mažiau kanalų yra geriau nei daugiau. Kanalas, kuriame niekas nerašo, tampa dar viena vieta, kur failas „gal yra". ## Sinchronizacija nėra atsarginė kopija Šis punktas kainuoja įmonėms daugiausiai. OneDrive ir SharePoint sinchronizuoja pakeitimus — vadinasi, ir blogus. Užšifravus failus virusui, užšifruota versija nukeliauja į debesį per sekundes. Versijų istorija kartais išgelbėja, bet tai ne atsarginė kopija. Atskirą pamoką apie atsargines kopijas ruošiame — kol jos nėra, žemiau esantis vaistas yra minimumas. ## Trijų sekundžių taisyklė Prieš išsaugant failą užduokite vieną klausimą: > Ar šis failas turėtų likti įmonėje, jei rytoj išeičiau? **Taip** → SharePoint arba Teams kanalas. **Ne** → OneDrive. ## Pasitikrinkite Penki klausimai apie tai, ką ką tik perskaitėte. Pabaigoje gausite sertifikatą su savo rezultatu.